Confluence von Atlassian – Wie der „Hidden Champion“ der IT dein Unternehmen produktiver macht!

Das Wissensmanagement-Tool Confluence von Atlassian ist oft schon in IT-Abteilungen im Einsatz und kann die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit, Informationsfindung und Effizienz im gesamten Unternehmen erheblich verbessern.

In dieser Folge spricht Dr. Oliver Ratajczak über das oft unterschätzte, aber äußerst leistungsfähige Tool Confluence von Atlassian und erläutert, wie dieses Werkzeug die Zusammenarbeit und Effizienz im Unternehmen massiv steigern kann. Häufig als „Hidden Champion“ bezeichnet, ist Confluence in vielen Unternehmen bereits in der IT im Einsatz, bleibt aber für andere Abteilungen meist im Verborgenen – was angesichts seiner vielseitigen Einsatzmöglichkeiten sehr schade ist.

Confluence ist ein Wiki-basiertes Tool, das systematisches Wissensmanagement ermöglicht. Nutzer können Informationen strukturiert ablegen, jederzeit aktuell halten und sie ortsunabhängig gemeinsam bearbeiten. Gerade in Zeiten von Homeoffice und verteiltem Arbeiten ist das ein entscheidender Vorteil. Anstatt Dateien per E-Mail hin- und herzuschicken oder sich in zahllosen Meetings abzustimmen, können Inhalte zentral und transparent gepflegt werden. Das vereinfacht die Zusammenarbeit enorm, macht viele Meetings überflüssig und reduziert den E-Mail-Verkehr, darunter die oft lästige CC-Flut an Führungskräfte.

Ein weiteres großes Problem in vielen Unternehmen ist die zeitaufwendige Suche nach Informationen. Studien zeigen, dass 20 bis 40 Prozent der Arbeitszeit dafür draufgehen, Informationen zu suchen, weil nicht klar ist, wo sie abgelegt sind. Mit Confluence kann dieses Problem gelöst werden, da Informationen leicht auffindbar sind und jeder schnell auf die aktuellsten Inhalte zugreifen kann.

Obwohl Confluence traditionell von IT-Abteilungen eingesetzt wird – zur Dokumentation von Programmcode oder Organisationsstrukturen oder auch als Aufgabenverwaltung – eignet sich das Tool für sämtliche Bereiche im Unternehmen. Dazu zählen Marketing, Vertrieb, Buchhaltung oder Kundenservice. Viele Anwender schrecken vor dem Einstieg zurück, da sie das Tool fälschlicherweise für ein reines IT-Werkzeug halten oder sich von den vielen Funktionen überfordert fühlen. Doch tatsächlich ist Confluence einfach zu bedienen, sehr flexibel und durch ein gutes Rechtemanagement sicher auch für sensible Bereiche einsetzbar.

Dr. Ratajczak empfiehlt, gezielt den konkreten Nutzen für die jeweilige Abteilung in den Vordergrund zu stellen – denn selbst wenn nur wenige Funktionen genutzt werden, können schnell 10 bis 30 Minuten Arbeitszeit am Tag eingespart werden. Unternehmen sollten das Tool daher nicht auf die IT beschränken, sondern möglichst abteilungsübergreifend einführen. Das Potenzial ist riesig: Wissen wird geteilt, Prozesse werden effizienter und die Zusammenarbeit wächst spürbar.

Wer unsicher ist, ob Confluence bereits im Unternehmen vorhanden ist, dem rät Dr. Ratajczak, einfach die IT-Abteilung zu fragen – denn sehr häufig ist das System bereits lizenziert und einsatzbereit. Oft braucht es nur zusätzliche Lizenzen für weitere Teams. Die Einführung in anderen Abteilungen ist meist unkompliziert, da wichtige Rahmenbedingungen wie Datenschutz oder Betriebsratsfreigaben in der IT bereits geklärt wurden.

Abschließend stellt Dr. Ratajczak klar, dass Confluence kein IT-Tool im klassischen Sinne ist, sondern eine umfassende Plattform, die von jedem genutzt werden kann, egal ob IT-nah oder nicht. Praxiserfahrungen zeigen, dass das Werkzeug auch außerhalb der IT für deutlich produktivere Zusammenarbeit sorgt. Wer das Potenzial heben möchte, sollte sich aktiv an die IT-Abteilung wenden und den ersten Schritt machen.

erschienen in der Folge 107 im Unternehmenschemie-Podcast von und mit Dr. Oliver Ratajczak