Dein eigenes lizenzkostenfreies Social Intranet wartet auf dich!

Die Folge zeigt, wie Unternehmen ein flexibles, datenschutzkonformes Open-Source-Social-Intranet lizenzkostenfrei einführen können, um die Zusammenarbeit und Produktivität der Mitarbeitenden nachhaltig zu verbessern.

In dieser Episode dreht sich alles um die Vorteile und die praktische Einführung eines lizenzkostenfreien, Open-Source-basierten Social Intranets zur Verbesserung der Zusammenarbeit und Produktivität im Unternehmen. Die zentrale Erkenntnis: Die effiziente Zusammenarbeit von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern wirkt sich nicht nur intern, sondern ebenso positiv auf die Kundenzufriedenheit und langfristige Kundenbindung aus. Anstelle kostspieliger Lizenzmodelle zeigen Open-Source-Lösungen, dass Flexibilität, Datenschutz und niedrige Betriebskosten kein Widerspruch sein müssen.

Der Podcast-Host berichtet aus eigener Erfahrung, wie er für ein Großunternehmen ein Social Intranet für 10.000 Mitarbeitende international eingeführt hat – zunächst noch mit teurer Lizenzsoftware. Häufig wird angenommen, dass professionelle Zusammenarbeitsplattformen nur Konzernen zugänglich seien. Das Gegenteil ist der Fall: Der Open-Source-Markt bietet inzwischen moderne und mächtige Social-Intranet-Lösungen, die modular erweiterbar und optisch sowie funktional auf dem neuesten Stand sind.

Solche Plattformen können als internes Intranet, Extranet für die Zusammenarbeit mit Partnern und Dienstleistern oder als Community-Plattform für unterschiedlichste Interessensgruppen genutzt werden. Die Installation ist mit Basics im technischen Bereich sogar selbst möglich, alternativ lässt sie sich günstig durch externe Dienstleister aufsetzen. Entscheidend: Unternehmen behalten vollständige Hoheit über ihre Daten und bestimmen den Serverstandort selbst – ideal für sensible oder vertrauliche Informationen.

Ein Clou der beschriebenen Lösung ist das modulare Konzept. Standardfunktionen wie Wissensmanagement (Wiki), Aufgaben- und To-Do-Listen, ein zentrales Suchfeld, soziale Interaktionen (Likes, Kommentare), Benutzerprofile, interne Nachrichten, Umfragefunktionen, Kalender, Dateiablage, individuell einstellbare Räume (Spaces) und vielseitige Rechteverwaltung sind bereits integriert. Durch einen eigenen Marktplatz kann die Plattform über Module und Plugins jederzeit um neue Funktionen bedarfsgerecht erweitert werden. Dadurch entfallen parallele, nicht integrierte Insellösungen im Unternehmen, was Pflegeaufwand, Inkonsistenzen und Frust reduziert.

Weitere Pluspunkte sind die benutzerfreundliche Oberfläche, mobile Nutzbarkeit und einfache Bedienung auch für weniger technikaffine Mitarbeitende. Mit granularen Berechtigungen entstehen Projekträume, Abteilungsräume oder kollaborative Bereiche, in denen effizient und geschützt gearbeitet werden kann.

Ein wiederkehrendes Problem bei der Einführung solcher Tools ist mangelnde Akzeptanz in der Belegschaft. Häufig werden Social-Intranet-Projekte von der Führungsebene initiiert, ohne echte Bedarfsanalysen bei den zukünftigen Nutzerinnen und Nutzern durchzuführen. Erfolgsentscheidend ist es jedoch, Mitarbeitende frühzeitig einzubinden, deren konkrete Herausforderungen zu verstehen und das System gezielt so zu nutzen, dass es praktische Alltagsprobleme löst – wie etwa eine effiziente, standortübergreifende Terminabstimmung oder die einfache Bereitstellung von Projektstatusupdates.

Nicht zu unterschätzen: Das Change Management. Ein Social Intranet entfaltet sein volles Potenzial erst, wenn Mitarbeitende begleitet, geschult und motiviert werden. Dies verlangt, den Fokus nicht auf technische Details und Funktionen zu legen, sondern auf den praktischen Mehrwert im Arbeitsalltag. Schnelle Erfolge durch die Entlastung von Routinetätigkeiten sorgen für mehr kreative Zeit und stärken die Teamkommunikation deutlich.

Das Fazit des Hosts: Statt sich in langen Anforderungskatalogen zu verlieren, empfiehlt sich ein unkomplizierter Einstieg mit Standardfunktionen, um dann gemeinsam mit den Mitarbeitenden schrittweise weitere Bedarfe und Verbesserungen zu identifizieren und umzusetzen. Die Einführung eines offenen, flexiblen Social Intranets bietet die Chance, Zusammenarbeit zu vereinfachen, die interne Kommunikation auf moderne Beine zu stellen und so letztlich auch die Zufriedenheit der Kunden zu erhöhen.

erschienen in der Folge 20 im Unternehmenschemie-Podcast von und mit Dr. Oliver Ratajczak