CC: Der Produktivitätskiller mit 2 Buchstaben!

Die Folge beschäftigt sich mit dem Produktivitätskiller „CC“ in E-Mails, erklärt dessen Auswirkungen auf die Effizienz im Arbeitsalltag und gibt konkrete Praxistipps, wie Unternehmen durch bewussteren Umgang Zeit und Ressourcen sparen können.

In dieser Folge dreht sich alles um den unscheinbaren, aber überaus wirksamen Produktivitätskiller im Büroalltag, der aus nur zwei Buchstaben besteht: „CC“. Der Podcast startet mit der Feststellung, dass Zeitmangel eines der zentralen Probleme im heutigen Arbeitsleben ist. Besonders in Effizienzprojekten stoßen Mitarbeitende immer wieder an Grenzen, weil ihnen schlichtweg die Kapazität fehlt, um Prozesse zu hinterfragen oder sich an Verbesserungsmaßnahmen zu beteiligen. Viele Routineaufgaben könnten laut Moderator längst digitalisiert oder automatisiert werden, was jedoch häufig an eingefahrenen Strukturen scheitert.

Dreh- und Angelpunkt der Folge ist das „CC“-Feld im E-Mail-Verkehr, das ursprünglich von „Carbon Copy“ stammt und im digitalen Zeitalter für die Kopie-Funktion jeder gängigen Mailanwendung steht. Statt gezielter Information führt der leichtfertige Einsatz von CC jedoch häufig dazu, dass massenhaft Mails an zu viele Empfänger verschickt werden, die dann ihrerseits Zeit investieren müssen, den Inhalt zu verstehen und ihre Relevanz zu prüfen. Im schlimmsten Fall geraten so unzählige Mitarbeitende in eine Endlosschleife unnötiger Kommunikation, was nicht selten Arbeitsstunden vernichtet und sogar ganze Mailserver zum Absturz bringen kann. Besonders kritisch wird es, wenn Empfänger mit „Allen antworten“ reagieren und so eine Kaskade von Nachrichten auslösen.

Der Podcast beleuchtet zudem die häufigsten Gründe, warum Personen andere ins CC nehmen: Zur persönlichen Absicherung, um Verantwortung zu verteilen oder auf expliziten Wunsch von Vorgesetzten. Doch selten hinterfragen die Versender, ob diese Kopie überhaupt notwendig ist. Die meisten Menschen handeln aus Bequemlichkeit oder Routine, ohne die tatsächlichen Kosten zu bedenken, die eine solche E-Mail-Lawine verursacht. Der Moderator regt dazu an, vor dem Versenden jeder E-Mail zu überlegen, ob die Information wirklich für alle Empfänger relevant ist – und stellt die provokante Rechenaufgabe in den Raum: Würde jede E-Mail-Kopie 100 Euro kosten, wie oft würde man das CC-Feld tatsächlich noch nutzen?

Praktische Tipps kommen hierbei nicht zu kurz: Die Einführung eines „CC-freien Tages“ pro Woche kann überraschend große Wirkung zeigen. An solchen Tagen ist es untersagt, CC zu verwenden, was dazu führt, dass sich E-Mail-Aufkommen signifikant reduziert, Mitarbeitende ihre Zeit für tatsächlich produktive Aufgaben nutzen können und wichtige Informationen persönlicher oder im Dialog statt per endloser Mail weitergegeben werden. In Unternehmen, die diese Praxis getestet haben, resultierte dies häufig in einer nachhaltigen Einsparung von Zeit und einem bewussteren Umgang mit dem eigenen Kommunikationsverhalten.

Darüber hinaus empfiehlt die Folge, im Team oder der gesamten Organisation eine verbindliche Definition für die Bedeutung des CC-Feldes festzulegen. Die Erfahrung zeigt: Unterschiedliche Interpretationen führen zu Unsicherheiten und Missverständnissen. Deshalb sollten Mitarbeitende wissen, ob sie CC-Mails lesen, reagieren oder einfach nur zur Kenntnis nehmen sollen.

Abschließend weist der Podcast auf einen Online-Kurs mit weiteren Praxistipps für bessere Zusammenarbeit hin und ermutigt alle, aktiv an der eigenen Produktivität und an klareren Kommunikationswegen mitzuwirken, um gemeinsam stressfreier und effizienter zu arbeiten.

erschienen in der Folge 16 im Unternehmenschemie-Podcast von und mit Dr. Oliver Ratajczak