Der Projektpodcast: Changemanagement-Wunderwaffe der internen Kommunikation

Ein interner Projekt-Podcast kann Missverständnisse im Change Management minimieren, indem er klare und hierarchieübergreifende Kommunikation fördert und Mitarbeitern echtes Mitspracherecht sowie transparente Information bietet.

In dieser Folge dreht sich alles um die Idee eines internen Projekt-Podcasts als „Wunderwaffe“ zur Verbesserung der Kommunikation in Unternehmen, insbesondere während Change-Projekten. Aus der über 20-jährigen Projekterfahrung des Sprechers heraus werden typische Fehler in Projekten und deren interner Kommunikation beschrieben: Oft kommuniziert das Projektteam abgeschottet im „stillen Kämmerlein“, Ergebnisse werden spät und mit langen Zeitabständen kommuniziert – meist top-down über eine festgelegte Hierarchiekaskade. Dadurch gehen zentrale Botschaften verloren oder werden verfälscht, ähnlich dem Spiel „Stille Post“. Häufig sind Mitarbeiter am Projektziel kaum beteiligt, Missverständnisse entstehen an jeder Schnittstelle und die ursprüngliche Strategie wird aus Sicht vieler Kollegen oft völlig anders interpretiert.

Drei Hauptprobleme wurden identifiziert: Erstens arbeitet das Projektteam häufig isoliert, was Spekulationen und den berühmten „Flurfunk“ fördert. Zweitens wird die Kommunikation zwanghaft kontrolliert und auf bestimmte Ebenen beschränkt, was Übertragungsfehler und unbewusste Manipulationen begünstigt. Drittens wird das Thema Zuhören meist stark vernachlässigt – dabei ist bidirektionale Kommunikation essenziell für den Projekterfolg.

Um diese Fehler zu vermeiden, empfiehlt der Sprecher eine offene, regelmäßige und breite Kommunikation an alle Mitarbeitenden im Unternehmen, am besten mit klaren und einfach verständlichen Botschaften. Die Verwendung von Fachjargon und komplexen Texten oder Schaubildern solle gezielt vermieden werden, damit alle den Kern der Botschaft ohne Interpretationsspielraum verstehen können. Dazu gehört auch, fremde Personen die Kommunikationsinhalte testen zu lassen, da Außenstehende oft erkennen, ob eine Information wirklich gut verständlich ist.

Ein besonderer Fokus liegt auf dem Zuhören: Kommunikation ist keine Einbahnstraße, Mitarbeiter müssen auch die Chance haben, Rückmeldung zu geben und ihre Sichtweise oder Kritik einzubringen. Nur so kann sichergestellt werden, dass die gewünschte Botschaft ankommt und richtig verstanden wird. Denn häufig erkennen Unternehmen erst durch Mitarbeiterfeedback, dass zentral ausgesprochene Ziele und Strategien anders aufgenommen oder interpretiert werden als beabsichtigt.

Als besonders wirkungsvolles Mittel empfiehlt der Sprecher den internen Projekt-Podcast. Dieses moderne Kommunikationswerkzeug lässt sich unkompliziert mit wenig technischem Aufwand und Kosten (z. B. mit einem Smartphone und Basistools) realisieren und ermöglicht, dass alle Hierarchieebenen gleichzeitig die gleichen Inhalte bekommen. Im Vergleich zu aufwändigen Videos sind Podcasts viel schneller produziert, leicht zu konsumieren und können zusätzlich Personen aus verschiedenen Unternehmensbereichen als Gesprächspartner einbinden. Dadurch werden Informationen persönlicher, Vertrauen entsteht, Hierarchiegrenzen werden abgebaut und die direkte Interaktion mit dem Projektteam verbessert.

Der Podcast sollte dabei kein reines Sendeformat bleiben, sondern zur echten Interaktion und zum Dialog einladen – z. B. durch offene Feedbackkanäle, anonyme Meinungsabgaben oder regelmäßige Interviews mit Projektbeteiligten aus unterschiedlichen Bereichen. Wichtig ist zudem, dass jeder Mitarbeitende unabhängig von seiner Position Zugang zu den Podcastfolgen erhält; eine Verteilung nur über die Führungskaskade birgt wieder die Gefahr stiller Post und verfälschter Weitergabe.

Zum Schluss wird herausgestellt, dass ein solcher interner Projekt-Podcast einen echten Mehrwert für Change- und Transformationsprojekte liefern kann: Er schafft Transparenz, baut Misstrauen ab, integriert Mitarbeitende und ist technisch leicht umsetzbar – sofern ausreichend Aufwand und Sorgfalt in die Botschaften, Regelmäßigkeit und das Zuhören investiert werden.

erschienen in der Folge 31 im Unternehmenschemie-Podcast von und mit Dr. Oliver Ratajczak