Digitalisierung ist doch nur etwas für Konzerne, oder?

Die Folge räumt mit dem Mythos auf, dass Digitalisierung nur für Konzerne relevant ist, und zeigt anhand praktischer Beispiele, wie gerade kleine und mittelständische Unternehmen durch Automatisierung enorm profitieren können.

In dieser Folge steht die Frage im Mittelpunkt, ob Digitalisierung tatsächlich nur ein Thema für große Konzerne ist oder ob auch kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) davon profitieren können. Dr. Oliver Ratajczak macht gleich zu Beginn klar: Viele Unternehmen werden von Schlagwörtern wie „Digitalisierung“, „digitale Transformation“ oder „New Work“ oft verunsichert oder fühlen sich davon überfahren, sodass sie das Gefühl entwickeln, das Thema sei zu komplex, zu teuer oder nur für die „Großen“ relevant. Das Gegenteil ist jedoch der Fall.

Digitalisierung bedeutet im Kern vor allem, nicht wertschöpfende Tätigkeiten durch Automatisierung zu eliminieren. Gerade in Unternehmen, die historisch und organisch gewachsen sind, gibt es häufig Prozesse, bei denen die gleichen Daten mehrfach, meistens manuell, in verschiedene Systeme eingegeben werden – etwa Kundenadressen in Bestellung, Rechnungswesen, Buchhaltung oder Versand. Das führt nicht nur zu Mehrarbeit, sondern auch zu erhöhtem Fehlerpotenzial, etwa wenn eine Adressänderung nicht überall übernommen wird und dadurch Fehllieferungen entstehen.

Dr. Ratajczak empfiehlt, einmal bewusst innezuhalten und mit einem „weißen Blatt Papier“ (gerne auch mit einem Glas Rotwein oder einer Tasse Kaffee) alle wiederkehrenden und doppelten Abläufe im eigenen Unternehmen aufzulisten. Gerade solche Routinen, die scheinbar unvermeidbar sind, offenbaren oft großes Optimierungspotenzial. Anstatt die Digitalisierung als riesige Aufgabe zu sehen, lohnt es sich, mit kleinen Schritten zu beginnen und zunächst die offensichtlichsten Zeitfresser zu identifizieren.

Anhand eines konkreten Praxisbeispiels schildert Dr. Ratajczak, wie in einem typischen Familienunternehmen die Bestellabwicklung zuvor chaotisch ablief: Bestellungen kamen per Fax, E-Mail, Telefon, WhatsApp oder sogar per Überweisungsträger mit Notizen – und mussten händisch in verschiedene Systeme übertragen und verarbeitet werden. Die Folge: verlorene Arbeitszeit, Fehler und das Gefühl, stets im Hamsterrad zu laufen. Gemeinsam mit seiner Frau, Expertin für Webentwicklung und Kommunikation, setzte er für dieses Unternehmen einen einfachen, an die individuellen Abläufe angepassten Onlineshop sowie die Anbindungen an Buchhaltung und Versand auf. Viele bisher manuelle Tätigkeiten – vom Erstellen von Lieferscheinen bis zum Versandetikett – liefen plötzlich automatisiert ab.

Das beeindruckende Resultat: Die Unternehmerfamilie konnte nach vielen Jahren erstmals wieder eine Woche Urlaub machen, weil die neuen Prozesse so viel Zeit freisetzten und das Tagesgeschäft problemlos weiterlief. Dies verdeutlicht, wie kleine digitale Maßnahmen gerade im Mittelstand einen riesigen Unterschied machen können. Dabei geht es nicht um Personalabbau, sondern darum, die Beschäftigten von nervtötenden Routinetätigkeiten zu entlasten, sodass mehr Zeit für wertschöpfende Aufgaben bleibt – zum Beispiel für echte Kundenpflege.

Dr. Ratajczak motiviert dazu, den Umgang mit „Buzzwords“ wie Digitalisierung zu hinterfragen und stattdessen pragmatisch nach einfachen Möglichkeiten zur Prozessverbesserung zu suchen. Denn gerade kleine Unternehmen profitieren von dem großen Hebel, den solche Anpassungen mit sich bringen. Wer sich schwer tut, die eigenen Prozesse zu analysieren, kann sich externe Hilfe holen oder auch direkt das Gespräch mit ihm suchen.

Abschließend ruft Dr. Ratajczak dazu auf, die zögerliche Haltung zum Thema Digitalisierung abzulegen und lieber aktiv nach Zeitfressern im eigenen Betrieb zu suchen sowie entsprechende Veränderungen mutig anzugehen. Denn so lassen sich ohne große Investitionen bereits eindrucksvolle Verbesserungen für Unternehmen und Mitarbeitende erzielen.

erschienen in der Folge 22 im Unternehmenschemie-Podcast von und mit Dr. Oliver Ratajczak