Garantierter Ärger im Büro während der Urlaubszeit!

Die Folge beleuchtet kontroverse Meinungen zum Umgang mit geschäftlichen E-Mails während der Urlaubszeit und empfiehlt, interne Regeln für das Handling von Abwesenheits-E-Mails zu etablieren, um Ärger und Missverständnisse zu vermeiden.

In dieser Folge steht der Umgang mit E-Mails während der Urlaubszeit im Mittelpunkt – ein Thema, das sowohl für Büroatmosphäre als auch Kundenbeziehungen zu einem echten Reibungspunkt werden kann. Auslöser ist die Erfahrung mit einer ungewöhnlich deutlichen Abwesenheitsnotiz eines Kunden, in der unmissverständlich angekündigt wurde, dass während des Urlaubs eingehende E-Mails nach der Rückkehr einfach gelöscht werden. Absender:innen, die weiterhin ein Anliegen haben, sollen sich nach der Rückkehr erneut melden.

Dieses Vorgehen stieß beim Moderator auf völliges Unverständnis und wurde zum Ausgangspunkt einer eigenen kleinen Umfrage unter knapp 200 Personen: Ist es akzeptabel, geschäftliche E-Mails, die in der Urlaubszeit eingehen, nachher einfach zu löschen? Das überraschende Ergebnis: Die Meinungen sind fast gleichmäßig geteilt – etwa 56 Prozent finden es in Ordnung, 44 Prozent lehnen es ab.

Im weiteren Verlauf werden beide Seiten der Argumentation beleuchtet. Unterstützer:innen des Löschens argumentieren, dass Urlaub eine persönliche Auszeit ist und nach der Rückkehr die Priorisierung ohnehin neu erfolgen muss. Sie heben hervor, dass so Fokus und Arbeitsentlastung möglich werden. Wer wirklich etwas will, werde sich nach dem Urlaub sowieso noch einmal melden. Kritische Stimmen bemängeln dagegen, es sei eine Frage von Kund:innenerwartung, Respekt und Höflichkeit, eingegangene E-Mails zumindest im Nachgang zu bearbeiten. Zudem betonen sie, dass viele Kund:innen nicht wissen (oder nicht daran denken), dass jemand gerade im Urlaub ist, und dass gerade der asynchrone Charakter von E-Mails einen Vorteil bietet: Anliegen können jederzeit platziert und später beantwortet werden. Wer alle E-Mails einfach löscht, riskiert, wesentliche Informationen oder Nachfragen zu verpassen und damit Beziehungen zu beschädigen.

Ein zentraler Punkt der Folge ist, dass Unternehmen dieses Thema unbedingt intern klären sollten, um einheitlich und nachvollziehbar zu agieren – sowohl für die Belegschaft als auch bei der Außenwirkung gegenüber Kund:innen, Lieferanten und Geschäftspartnern. Die Empfehlung lautet, die E-Mail-Policy transparent zu machen und – falls das Löschen von E-Mails während der Abwesenheit vorgesehen ist – dies klar zu kommunizieren und zu prüfen, ob dadurch wichtige Informationen verloren gehen könnten. Ebenso sollte die Arbeitsorganisation darauf Rücksicht nehmen, etwa indem direkt nach der Rückkehr aus dem Urlaub Zeit für die Bearbeitung aufgelaufener Nachrichten eingeplant wird.

Insgesamt zeigt die Diskussion: Eine allgemeingültige, richtige oder falsche Lösung gibt es nicht – entscheidend ist, dass das Vorgehen dem eigenen Anspruch an Kundenorientierung entspricht und für alle Betroffenen klar ist. So können unnötige Reibereien und Ärgernisse vermieden werden, die ansonsten aus unterschiedlichen Erwartungen an Kommunikation in der Urlaubszeit resultieren. Abschließend steht der Appell, interne Regelungen zu treffen und auf Verständigung zu setzen, damit der Start nach dem Urlaub nicht schon von unnötigem Stress geprägt ist.

erschienen in der Folge 17 im Unternehmenschemie-Podcast von und mit Dr. Oliver Ratajczak