Geht ein erfolgreiches Intranetprojekt immer vom CEO / GF aus?

Ein erfolgreiches Intranet- oder Kollaborationsprojekt gelingt besonders dann, wenn es von der Geschäftsführung aktiv unterstützt und mit einem klaren Fokus auf den Nutzen für alle Mitarbeitenden eingeführt und begleitet wird.

In dieser Folge dreht sich alles um die Frage, ob erfolgreiche Intranet- oder Kollaborationsprojekte zwangsläufig vom CEO oder der Geschäftsführung ausgehen müssen. Es wird beleuchtet, aus welchen Motivationstreibern solche Projekte entstehen können, etwa aus der Unternehmenskommunikation, die eine interaktivere Mitarbeiterkommunikation wünscht, oder von der IT, die moderne Tools für Dokumentation und Zusammenarbeit benötigt. Nicht selten werden dabei Sponsoren in der Organisation gesucht, um die notwendige Anschubfinanzierung zu sichern – sei es mit dem Ziel, Mitarbeiterzeitschriften zu digitalisieren, die interne Kommunikation zu vereinfachen oder IT-Prozesse zu optimieren.

Häufig scheitern solche Projekte jedoch daran, dass sie aus einer zu technischen Perspektive geplant und umgesetzt werden. Es wird zwar in moderne Systeme investiert, deren Nutzen für den Arbeitsalltag der Mitarbeitenden aber häufig zu wenig klar kommuniziert oder trainiert wird. Gerade in Konzernen wird die breite Nutzung neuer Kollaborationssysteme oft durch fehlende budge­tierte Begleitmaßnahmen ausgebremst – etwa zum gezielten Coaching oder zur durchdachten Rollout-Planung, die an den echten Bedürfnissen der Belegschaft ansetzt.

Ein modernes Intranet ist nur dann ein echter Hebel für bessere Zusammenarbeit, wenn es mehr als ein reines Tool bleibt: Es muss für alle verständlich und einfach nutzbar sein, der tatsächliche Mehrwert – etwa Zeitersparnis, leichtere Informationsfindung oder bessere Möglichkeiten zur Mitgestaltung – muss jedem Mitarbeitenden schnell einleuchten. Auch scheinbar einfache Funktionen wie leistungsfähige Suchfunktionen, Social Features („Gefällt mir“-Angaben, Kommentarfunktionen) und Zielgruppen-Orientierung spielen dabei eine Rolle.

Die Erfahrung zeigt, dass erfolgreiche Projekte meist dann zustande kommen, wenn die Initiative und der Wille zur Veränderung von ganz oben getragen werden. CEOs und Geschäftsführungen haben im Gegensatz zu Einzelabteilungen einen anderen Blick: Für sie stehen Effizienzsteigerung im Gesamtunternehmen, bessere Vernetzung, mehr Freude an der Arbeit und letztlich auch eine Steigerung der Profitabilität im Vordergrund. Nicht einzelne Abteilungsinteressen oder technische Notwendigkeiten sind entscheidend, sondern das gemeinsame Ziel, als gesamtes Unternehmen erfolgreicher zusammenzuarbeiten und im Wettbewerb besser zu bestehen.

Moderne Kollaborationssysteme können ihren vollen Nutzen nur entfalten, wenn alle Mitarbeitenden – zentral im Büro, dezentral an anderen Standorten, mit und ohne festen PC-Arbeitsplatz – aktiv eingebunden werden. Technische Lösungen wie mobile Apps oder Touchscreens an zentralen Orten ermöglichen inzwischen auch die Anbindung von Mitarbeitenden ohne Bildschirmarbeitsplatz. Wichtig ist, die Einführung aktiv zu unterstützen, Funktionen verständlich zu machen und durch gezieltes Coaching Ängste und Widerstände abzubauen, sodass der Mehrwert im Alltag erlebbar wird.

Abschließend bleibt die Empfehlung, bei der Projektplanung nicht nur in Technik und Lizenzen zu investieren, sondern unbedingt auch budgetierte Ressourcen für Begleitmaßnahmen und aktives Change Management einzuplanen. Denn nachhaltiger Erfolg bedeutet, dass solche Plattformen von allen Mitarbeitenden gerne und produktiv genutzt werden – und das gelingt am besten mit Unterstützung und Vorleben durch die Unternehmensleitung.

erschienen in der Folge 45 im Unternehmenschemie-Podcast von und mit Dr. Oliver Ratajczak