Höhere Produktivität durch digitales Selbstmanagement! Lars Bobach

Dr. Oliver Ratajczak und Lars Bobach diskutieren, wie Unternehmer und Angestellte in digitalen Zeiten durch klares Selbstmanagement, das Bewusstsein für wichtige Aufgaben und bessere Kommunikationsstrukturen ihre Produktivität nachhaltig steigern können.

In dieser Episode spricht Dr. Oliver Ratajczak mit Lars Bobach, einem erfahrenen Unternehmer, Podcaster und Experten für Selbstmanagement, über effektive Wege zur Steigerung von Produktivität im digitalen Arbeitsalltag. Lars Bobach schildert zunächst seinen eigenen Werdegang und seine Motivation, anderen Menschen durch seine Expertise im Selbstmanagement nachhaltigen Erfolg zu ermöglichen. Schnell entwickelt sich das Gespräch zur Kernfrage, warum so viele Wissensarbeiter und Führungskräfte das Gefühl haben, ständig gehetzt zu sein und nur noch auf das Dringende reagieren, aber das wirklich Wichtige oft übersehen.

Ein zentraler Punkt ist der Unterschied zwischen „wichtig“ und „dringend“: Während Dringlichkeit oft kurzfristige Feuerlöscharbeit verursacht, bleibt das Wichtige, also die langfristige Strategie oder Gesundheit, meist auf der Strecke. Das Gefühl, ständig Brände löschen zu müssen, wird dabei als großes Problem identifiziert, denn es führt zu Stress, ineffizienten Abläufen und letztendlich zu gesundheitlichen Beschwerden oder sogar Burnout.

Ratajczak und Bobach machen deutlich, dass Meetings und digitale Kommunikation, vor allem E-Mails, einen Großteil der Arbeitszeit verschlingen – oft auf Kosten echter Wertschöpfung oder kreativer Arbeit. Studien zeigen, dass durchschnittlich 80% der Arbeitszeit in Meetings und mit anderen Kommunikationsformen verbracht werden. Die beiden Diskutanten sind sich einig: Zu viele Meetings und endlose E-Mail-Korrespondenzen verhindern strategisches Arbeiten und fördern Oberflächlichkeit.

Um produktiver zu werden, empfehlen sie als ersten Schritt ein klares Bewusstsein darüber zu schaffen, was wirklich wichtig ist. Die Tagesplanung sollte aktiv in die eigene Hand genommen und nicht von E-Mails oder Terminwünschen anderer dominiert werden. Bobach rät daher, den Tag nicht mit dem E-Mail-Posteingang zu beginnen, sondern feste, geschützte Zeiten für fokussiertes Arbeiten auf die eigenen Ziele zu setzen. E-Mails sollten möglichst gebündelt und zu festen Zeiten bearbeitet werden, um nicht in ewige Reaktionsschleifen zu geraten.

Ein weiterer Schlüssel liegt, laut Bobach, in der Verbesserung der Teamkommunikation. Er empfiehlt für interne Kommunikation kontextbasierte Tools wie Kanban-Boards (z.B. Trello oder Meistertask), in denen Aufgaben, Informationen und Absprachen an einem gemeinsamen, übersichtlichen Ort zusammenlaufen. Das verhindert lange E-Mail-Ketten und schafft Transparenz für jeden Beteiligten. Bobach berichtet außerdem von einer No-E-Mail-Policy in seiner eigenen Agentur und ermutigt dazu, auch in großen Unternehmen in kleinen Teams bewusst mit Alternativen zur E-Mail zu experimentieren, etwa mit „E-Mail-freien Tagen“ oder klaren Kommunikationsregeln.

Zur nachhaltigen Mitarbeiterbindung in Zeiten des Fachkräftemangels empfiehlt Bobach, Verantwortung an Mitarbeitende zu übertragen, Vertrauen zu zeigen und flexible, familienfreundliche Arbeitszeiten zu ermöglichen. Produktive Arbeit misst er nicht an Anwesenheit oder Dauer, sondern am Ergebnis. Für produktives Arbeiten hält er sechs konzentrierte Stunden am Tag für ausreichend, der Rest sollte Raum für Erholung und Routineaufgaben lassen. Führungskräfte sollten zudem mit gutem Beispiel vorangehen, indem sie selbst Kommunikationsstress reduzieren und gesunde, ermutigende Arbeitskultur schaffen.

Am Ende gibt es noch praktische Tipps, etwa das Ausschalten von Benachrichtigungen und das Löschen der E-Mail-App vom Smartphone, um die ständige Erreichbarkeit und den Reiz zur Reaktion zu durchbrechen. Beide betonen, dass Veränderungen oft im Kleinen beginnen sollten – jeder Einzelne und jedes Team kann Verantwortung übernehmen und neue Wege ausprobieren, produktiver, fokussierter und strategischer zu arbeiten. So wird nicht nur die eigene Produktivität gesteigert – auch die Zufriedenheit und das Miteinander im Unternehmen profitieren nachhaltig.

erschienen in der Folge 36 im Unternehmenschemie-Podcast von und mit Dr. Oliver Ratajczak