Nutze ein Extranet, um effizient mit externen Partnern zusammenzuarbeiten!

Ein Extranet ermöglicht effiziente und sichere Zusammenarbeit zwischen internen Mitarbeitern und externen Partnern wie Beratern, Kunden oder Alumni, fördert den Wissensaustausch und reduziert Kommunikationsaufwand.

In dieser Folge steht das Thema Extranet im Mittelpunkt: Es wird erläutert, was ein Extranet ist, wie es sich vom Intranet unterscheidet und welche Vorteile Unternehmen durch den Einsatz einer solchen Plattform erhalten. Während das Intranet als interner virtueller Raum für den Austausch, die Zusammenarbeit und das Teilen von Dokumenten unter Mitarbeitern dient, erweitert das Extranet diese Funktionen explizit auf externe Partner wie Berater, Kunden, Lieferanten, Freiberufler und Projektbeteiligte. Die Besonderheit des Extranets besteht darin, dass es – im Gegensatz zum Intranet – aus dem öffentlichen Internet zugänglich ist; der Zugang erfolgt über gesicherte Login-Daten, ohne dass ein Zugang zum Firmennetzwerk oder ein VPN erforderlich ist.

Extranets sind nützlich, um die Zusammenarbeit mit externen Experten effizienter zu gestalten und Kommunikationswege zu verkürzen: Beispielsweise können Tool-Anbieter, Berater oder Dienstleister direkt in Projektplattformen eingebunden werden und so unabhängig vom Standort gemeinsam an Konzepten, Dokumenten und Ideen arbeiten. Auch andere Zielgruppen wie Mitarbeiter im Mutterschutz, Rentner oder Alumni können so enger mit dem Unternehmen verbunden bleiben, relevante Informationen erhalten und weiterhin ihr Wissen einbringen.

Ein Extranet bringt außerdem große Vorteile hinsichtlich Wirtschaftlichkeit und Datenschutz: Die Reduktion von Reisen und Meetings spart Kosten und Zeit, während der Austausch sensibler Informationen kontrolliert und nachvollziehbar auf der Plattform erfolgt. Das Risiko umständlicher und unsicherer E-Mail-Kommunikation mit vertraulichen Dateien wird deutlich verringert. Dabei ist wichtig, dass die Plattform intelligent konfiguriert ist, sodass externe Nutzer nur auf die für sie freigegebenen Bereiche und Informationen zugreifen können, um Vertraulichkeit und Datenschutz zu gewährleisten. Besonders effektiv ist es, wenn Intranet und Extranet technisch als ein einheitliches System realisiert werden, bei dem interne und externe Nutzer jeweils nur die berechtigten Räume und Informationen einsehen, die für sie vorgesehen sind. Für interne Mitarbeiter bietet das ein durchgängig einfaches Nutzererlebnis mit einer zentralen Plattform und einer gemeinsamen Suchfunktion.

In der praktischen Umsetzung gibt es inzwischen sehr robuste Cloud-Lösungen und Open-Source-Angebote, die datenschutzkonform, technisch ausgereift und auch für kleinere Unternehmen erschwinglich sind. Der für die Einführung oft angenommene Aufwand ist mittlerweile gering, sodass selbst Mittelständler schnell starten können, ohne umfangreiche IT-Infrastruktur aufbauen zu müssen.

Oliver Ratajczak empfiehlt, das Potenzial von Extranets für das eigene Unternehmen sorgfältig zu prüfen: Die digitale Zusammenarbeit mit Externen kann projektbezogen oder dauerhafter erfolgen, immer individuell an den Bedarf anpassbar. Entscheidende Erfolgsfaktoren dabei sind eine verantwortungsvolle Administration, klar definierte Zugriffsrechte und ein offener Blick für die neuen Möglichkeiten, die moderne Zusammenarbeitsplattformen heute bieten. Er lädt dazu ein, sich bei Fragen direkt an ihn zu wenden, um in einem unverbindlichen Gespräch individuelle Anwendungsfälle, Chancen und Herausforderungen eines Extranets zu besprechen.

erschienen in der Folge 69 im Unternehmenschemie-Podcast von und mit Dr. Oliver Ratajczak