Warum ein modernes Intranet / Wiki dein Produktivitätsbooster sein kann?

Die Folge erläutert, wie moderne, interaktive und attraktive Intranet-Systeme die Produktivität steigern, die interne Kommunikation verbessern und Hierarchien abbauen können.

In dieser Folge dreht sich alles um die Frage, warum ein modernes Intranet zum wahren Produktivitätsbooster für Unternehmen werden kann. Zunächst gibt es eine Ankündigung für ein mögliches Hörertreffen, bei dem sich Podcast-Hörer mit dem Gastgeber persönlich austauschen können. Anschließend folgt eine anschauliche Erklärung, was ein Intranet eigentlich ist: ein firmeneigenes, nur intern zugängliches Mini-Internet, das insbesondere für die Unternehmenskommunikation genutzt wird. Häufig enthält es Botschaften der Geschäftsleitung, wichtige Neuigkeiten oder gesetzlich vorgeschriebene Informationen. Schnell wird aber deutlich, dass traditionelle Intranet-Systeme in vielen Unternehmen nicht ihr volles Potenzial entfalten, sondern oftmals nur stiefmütterlich behandelt werden.

Vier Hauptgründe werden aufgezeigt, warum klassische Intranets häufig wenig benutzt werden: Erstens holen sie nicht alle Mitarbeitenden ab, weil sie meist nur zentrale Nachrichten abbilden und wenig auf die Bedürfnisse der Standorte oder Abteilungen eingehen. Zweitens sind sie häufig nicht aktuell, da nur wenige Personen für die Pflege zuständig sind, was zu Engpässen und überholten Informationen führt. Drittens fehlt es häufig an Interaktivität – eine Rückmeldung oder Diskussion zu Nachrichten ist oft nicht möglich. Viertens sind sie oft wenig attraktiv gestaltet: Sie bestehen hauptsächlich aus Dateien und wenig optisch ansprechenden Elementen wie Bildern oder gar Videos, was die Nutzung wenig einladend macht.

Besonders anschaulich zeigt sich dies an der am meisten genutzten Seite im Intranet vieler Unternehmen: dem Kantinenplan – ein Indikator dafür, wie wenig die übrigen Funktionen angenommen werden. Viele Intranets sind einfach veraltet, schwer zu bedienen und laden weder zur aktiven Teilnahme noch zum regelmäßigen Abruf ein.

Im Gegensatz dazu bieten moderne Intranet-Lösungen, häufig auch als „Social Intranets“ bezeichnet, viele Vorteile: Sie ermöglichen nicht nur die Top-Down-Kommunikation von der Führungsebene hin zu den Mitarbeitenden, sondern eröffnen auch den Raum für Bottom-up-Kommunikation – Mitarbeitende können ihre Ideen einbringen, Beiträge kommentieren oder bewerten, unabhängig von Abteilungen oder Hierarchien. Es entsteht eine sogenannte „Miteinander-Kommunikation“, bei der der Austausch auf Augenhöhe und über klassische Organisationsgrenzen hinweg im Mittelpunkt steht. Dadurch können Innovationen und Verbesserungsvorschläge viel leichter sichtbar und diskutiert werden.

Auch das Einstellen von Inhalten wird in modernen Intranets dezentralisiert – mehr Nutzerinnen und Nutzer können Informationen direkt teilen, ohne den Umweg über eine kleine Gruppe Verantwortlicher gehen zu müssen. Zugriffsrechte lassen sich granular und sicher vergeben, sodass sensible Inhalte weiter geschützt bleiben.

Ein attraktives Layout, die leichtere Integration von Bildern und insbesondere Videos sowie die aus Social Media bekannten Interaktionsmöglichkeiten machen die Nutzung für alle ansprechender und erhöhen die Akzeptanz. Und moderne Intranets sind entgegen häufiger Annahmen sowohl für große Unternehmen als auch für kleinere Mittelständler oder sogar sehr kleine Firmen mit wenigen Mitarbeitenden realisierbar und bezahlbar. Entscheidend ist eine durchdachte Konzeption und die Offenheit, Hierarchien abzubauen, damit alle voneinander lernen und profitieren können.

Am Schluss gibt es Hinweise auf weiterführende Informationen rund um Social Intranets und eine Einladung, sich persönlich oder virtuell über diese Themen auszutauschen. Die Botschaft bleibt: Mit einem modernen, gut konzipierten und gelebten Intranet lassen sich Kommunikation, Zusammenarbeit und Produktivität im Unternehmen spürbar verbessern.

erschienen in der Folge 14 im Unternehmenschemie-Podcast von und mit Dr. Oliver Ratajczak