Was kostet ein modernes Intranet auf Wiki-Basis?

Die Folge beleuchtet, welche Faktoren die Kosten eines modernen Intranets bestimmen, erläutert typische Kostenblöcke von Konzeption über Rollout bis Betrieb und weist auf die Vorteile pragmatischer Vorgehensweisen hin.

In dieser Folge dreht sich alles um die Frage, was ein modernes Intranet eigentlich kostet und welche Faktoren bei der Kostenkalkulation eine Rolle spielen. Nach einer regen Resonanz auf die vorige Episode zum Produktivitätsgewinn durch ein Intranet räumt der Gastgeber mit dem Vorurteil auf, dass ein Intranet vor allem für kleinere Unternehmen zu teuer sei. Der Vergleich „Was kostet ein Auto?“ verdeutlicht: Wie beim Autokauf hängt der Preis eines Intranets von zahlreichen individuellen Parametern ab und lässt sich nicht pauschal beziffern.

Zunächst wird betont, wie wichtig die Konzeption vor dem Projektstart ist. Unternehmen sollten zunächst klären, was sie mit dem Intranet erreichen möchten, welche Abläufe unterstützt werden sollen und wie die interne Kommunikation abgebildet werden kann. Die Konzeption muss nicht jede Einzelheit erfassen, sollte aber die Grundprinzipien und Spielregeln festlegen. Ein weiterer Kostenpunkt kann die (ggf. verpflichtende) Ausschreibung einer Softwarelösung sein – je nach Größe und Anforderungen mitunter ein erheblicher Aufwand, der sich durch Expertenrat verringern lässt.

Im Rahmen der Umsetzung entstehen Kosten für die Projektleitung, die Steuerung aller Beteiligten, interne Abstimmungen und das Rollout-Konzept. Entscheidend ist, wie viele interne Mitarbeiter eingebunden werden können, welche Kenntnisse sie bereits mitbringen und wie viele Ressourcen sie realistisch investieren können. Auch rechtliche Fragen (z.B. Datenschutz, Abstimmung mit Betriebsrat und Personalabteilung) spielen hierbei eine Rolle.

Wesentlich für das Gelingen und die Nachhaltigkeit sind zudem Maßnahmen zur Schulung und kontinuierlichen Motivation der Mitarbeiter. Häufig wird unterschätzt, dass ein Intranet-Projekt weit mehr als nur ein IT-Thema ist: Damit die Akzeptanz und Nutzung dauerhaft hoch bleiben, braucht es eine Gruppe interner Multiplikatoren („Evangelisten“), die Kollegen begeistern und unterstützen. Schulungsmaterialien, kurze Anleitungen und Videos sind zu erstellen – das kostet Zeit, zahlt sich später aber aus.

Die fortlaufende Weiterentwicklung des Systems, z.B. Anpassungen aufgrund neuer Anforderungen oder Updates, führt zu fortlaufenden Kosten. Wer übernimmt die Evaluation, das Testen von Plug-ins und die Anpassung von Schulungsunterlagen? Um hier nicht in kostenintensive Einzelentwicklungen zu rutschen („Sonderwünsche“), rät der Gastgeber, Standardlösungen möglichst flexibel einzusetzen und nicht auf jede Detailanforderung zu bestehen. Die Erfahrung zeigt: Oft reichen 80% der gewünschten Funktionen aus, um große Produktivitätsfortschritte zu erzielen.

Ein weiterer Kostenblock sind Betrieb und Wartung: Das Intranet kann intern auf eigenen Servern oder extern (gehostet in einem Rechenzentrum) betrieben werden, je nach Unternehmensstrategie und IT-Ausrichtung. Lizenzmodelle reichen von kommerzieller Software (z.B. 10–15 Euro pro Nutzer und Monat) bis hin zu ausgereiften Open-Source-Lösungen, die teils unter einem Euro pro Nutzer und Monat erhältlich sind – Hosting inklusive.

Abschließend wird klar: Die tatsächlichen Kosten ergeben sich aus einem Mix all dieser Faktoren – der eigenen Flexibilität, der Einbindung interner Ressourcen, dem Grad der Individualisierung sowie der gewählten Betriebsform und Software. Fertige Zahlen werden genannt: Für ein Unternehmen mit 100 Mitarbeitenden können Lizenzkosten zwischen unter 1 Euro (Open Source) und ca. 10–15 Euro (kommerziell) pro Monat und Person anfallen, zuzüglich weiterer Kosten für Projekt, Schulung und Betrieb. Wer möglichst viele Leistungen selbst abdecken kann, spart erheblich.

Als Empfehlung gibt es, das Projekt systematisch und mit klarer Zieldefinition anzugehen, interne Mitarbeiter früh einzubinden und auf einen guten Mittelweg zwischen externem Rat und interner Eigenverantwortung zu achten. So lässt sich der Nutzen eines modernen Intranets mit vertretbarem Budget für praktisch jede Unternehmensgröße realisieren.

erschienen in der Folge 15 im Unternehmenschemie-Podcast von und mit Dr. Oliver Ratajczak