Wie hört sich dein Unternehmen an? im Gespräch mit Andreas Reichert, dem Experten für Audio-CX

Die Folge beleuchtet, wie Unternehmen durch gezielte akustische Kommunikation, von freundlichen Telefonansagen bis zu individuell abgestimmten Warteschleifen, Kundenerlebnisse verbessern und sich emotional von Wettbewerbern abheben können.

In dieser Folge steht das „hörbare Erscheinungsbild“ eines Unternehmens im Mittelpunkt: Wie klingt ein Unternehmen für seine Kundinnen und Kunden? Im Gespräch mit Andreas Reichert von Media Sound Design wird deutlich, wie stark Telefonansagen, Warteschleifen und akustische Markenführung den ersten Eindruck prägen, Vertrauen fördern oder im Zweifel sogar Kunden abschrecken können.

Der Ursprung von Media Sound Design liegt in der Erkenntnis, dass viele Warteschleifen monoton und austauschbar klingen – von klassischen Stücken wie „Für Elise“ bis zu beliebigen, oft unpassenden Melodien. Andreas Reichert schildert, wie aus diesem Mangel eine Geschäftsidee entstand: Individuell komponierte Warteschleifen und Telefonansagen, die exakt zur Markenidentität, Zielgruppe und Situation passen.

Die Beispiele reichen von standardisierten, sterilen Menüansagen bis hin zu kreativ und humorvoll gestalteten Begrüßungen, die Emotionen wecken und dem Anrufer zeigen, dass man sich wirklich Gedanken um sein Erlebnis gemacht hat – etwa durch saisonale Anpassungen (Fußball, Feiertage) oder individuelle Ansprache per Datenverknüpfung aus CRM-Systemen. So kann die Warteschleife sogar zum Marketingtool werden, indem gezielt Zusatzangebote oder relevante Services vorgestellt werden – immer freundlich, positiv und auf den Vorteil des Kunden fokussiert.

Anhand realer Kunden wie Fluggesellschaften, Versicherungen oder Technologiedienstleister wird veranschaulicht, dass nicht nur Speziallösungen für Premium-Kunden (z. B. Lufthansa HON Circle) möglich sind, sondern auch die breite Masse profitieren kann – etwa durch personalisierte Menüführung je nach Kundenstatus oder aktuellem Anliegen. Selbst Anrufbeantworter und Mailbox-Ansagen lassen sich so gestalten, dass sie konsistent zur Marke passen und Wertschätzung vermitteln.

Ein wichtiger Faktor ist dabei die Wahl von Stimme und Musik. Musik beeinflusst Kaufentscheidungen und Stimmung oft unterschwellig – wie Studien in Supermärkten zeigen. Daher ist es essenziell, passende Musiken bewusst auszuwählen, Urheberrechte zu beachten und gegebenenfalls mit Eigenkompositionen oder soundalikes zu arbeiten, um Mehrkosten (wie etwa GEMA-Gebühren) und rechtliche Risiken zu vermeiden.

Auch die Stimme der Ansagen trägt entscheidend zur Wirkung bei: Professionelle Sprecher sorgen für Authentizität, Klarheit und Sympathie und können flexibel eingesetzt werden – etwa als Kinderstimmen bei Spielwarenanbietern oder als vertraute, wiedererkennbare Stimmen in vielen Servicebereichen.

Ein besonderes Augenmerk gilt der Formulierung der Texte. Negativ formulierte Standardansagen wirken oft abweisend („leider rufen Sie außerhalb der Geschäftszeiten an“), wohingegen positive und den Fokus auf Lösung und Erreichbarkeit legende Varianten sympathischer und einladender wirken. Der Ton macht die Musik – auch im übertragenen Sinne.

Insgesamt zeigt das Gespräch: Unternehmen können sich durch ein bewusst gestaltetes, emotional ansprechendes akustisches Erscheinungsbild vom Wettbewerb abheben, die Wahrnehmung der Kunden positiv beeinflussen und zugleich interne Prozesse (z. B. durch smarte Menüführung) effizienter gestalten. Dabei ist weniger oft mehr: Freundlichkeit, Klarheit, Individualisierung und Kontinuität schaffen Vertrauen und Bindung, statt Kunden mit unpersönlichen oder gar störenden Ansagen zu vergraulen.

Dein Coffee Talk mit Dr. Oliver Ratajczak: https://unternehmenschemie.de/coffee-talk/ | Weitere Folgen des Unternehmenschmemie-Podcasts: https://unternehmenschemie.de/podcast/

erschienen in der Folge 111 im Unternehmenschemie-Podcast von und mit Dr. Oliver Ratajczak